Die dreitägige Feier war zwar gross, hatte aber einen privaten Charakter. Deshalb war von den Veranstaltern ursprünglich keine Medienarbeit vorgesehen gewesen. Mehr noch: Sämtliche Beteiligten hatten sich zur Verschwiegenheit verpflichtet und gaben den einheimischen Medien keinerlei Auskünfte zum Event und seinen Gästen. Zuerst fand das Fest deshalb nur in den Medien in Indien statt.
Nach und nach kamen aber immer mehr lokale, Schweizerische und auch ausländische Medien auf das Thema und erzeugten erheblichen Mediendruck. Zudem waren Anwohner eines der Festareale teilweise kritisch gestimmt, da sie im Vorfeld mangelhaft informiert worden waren. «Eine Weile lang drohte die Stimmung zu kippen», konstatiert Gemeindepräsident Christian Jott Jenny rückblickend. «Es musste etwas passieren.»
Jenny reagierte sofort: Er warb in Einzelgesprächen um Verständnis und Unterstützung. «Es waren wohl einige Dutzend Telefonanrufe und nicht alle waren einfach», erklärt Jenny. «Aber wenn man die Leute abholen will, muss man halt persönlich auf sie zugehen, Verständnis zeigen und sich erklären.»
Auch die Veranstalter reagierten nun prompt und holten den St. Moritzer Medienfachmann Christian Gartmann als Sprecher für den Anlass. Gartmann koordinierte nun alle Medienanfragen für die Veranstalter, die Gemeinde und den Tourismus des Ortes sowie die Informationsarbeit für die betroffenen Anwohner. Ein Mediengespräch mit Hoteliers, Touristikern und Gemeinde versorgte die Redaktionen mit Fakten und Hintergründen und machte die Organisation greifbar.
Weltweiter Fussabdruck in den Medien
Die gemeinsame Anstrengung hatte Erfolg: Einwohner und Gäste von St. Moritz stellten sich hinter das anfänglich kontrovers diskutierte Fest. «Issue Management ist Teamarbeit», fasst Christian Gartmann zusammen. «Veranstalter, Gemeinde, Tourismus und Hotels definierten gemeinsam die wichtigen Botschaften und arbeiteten dann Hand in Hand. So hat es geklappt.»
Mit der Spannung kurz vor dem Fest stieg auch die Stimmung im Tal: Als die 850 Gäste ankamen, stellte sich St. Moritz auf den Kopf. «St. Moritz stand schon immer für extravagante Anlässe», freut sich Gerhard Walter, CEO von Engadin St. Moritz Tourismus. «Diese Pre-Wedding Party hat sich einen Eintrag in die Liste der ausserordentlichsten Anlässe verdient. Sie begeisterte die internationalen Gäste und hatte in den redaktionellen und sozialen Medien einen weltweiten Fussabdruck. Die Eineinhalb Jahre Vorbereitung haben sich gelohnt!»
Nach dem Abschluss der Feierlichkeiten wird die Gemeinde ein ausführliches Debriefing mit allen Beteiligten durchführen. «Dieses Fest war sicher kein alltäglicher Anlass. Gemeinde, lokale Leistungsträger und Veranstalter waren stark gefordert. Jetzt gilt es, für kommende Events daraus zu lernen», fasst Gemeindepräsident Jenny zusammen.
Zufrieden ist Jenny mit dem gemeinsamen Issue Management: «Dass wir einen Medienfachmann mit viel Krisenerfahrung im Dorf haben, ist ein Glücksfall. Zudem haben alle haben am selben Strick gezogen und die Einheimischen sind Anlässen gegenüber grundsätzlich positiv eingestellt.» Dennoch schränkt Jenny ein: «Es wäre besser, wenn wir gar nie einen Issue gehabt hätten. Der Dialog vor dem Anlass hätte deutlich besser sein müssen.»
Mit der Abreise der indischen Gäste kehrte in St. Moritz wieder Ruhe ein; das Tal fokussiert sich auf den Engadin Skimarathon als Höhepunkt des späten Winters. «Die Gäste der beiden Anlässe könnten unterschiedlicher nicht sein», schmunzelt Christian Gartmann, der auch Presseverantwortlicher des Engadin Skimarathon ist. «Aber so ist das Engadin halt. Wir sind das Tal der Gegensätze.»
Drei Tage Lebensfreude für 850 Gäste
Bei Kaiserwetter genoss die Festgesellschaft drei Tage St. Moritz in vollen Zügen. Am Seeufer war das "Winter-Wonderland", eine Fantasiewelt mit Riesenrad, Karussell und Eisfeld unter einer Glaskuppel aufgebaut worden. Auf dem gefrorenen St. Moritzersee konnten die Gäste Wintersportarten sehen und selber ausprobieren und viele von ihnen waren auch auf den Pisten, Loipen und Wegen rund um St. Moritz zu sehen.
«Die Gäste verbrachten einen einmaligen Tag auf dem See», sagte Lupo Wolf von der St. Moritzer „All Activities Agency“ gegenüber der „Engadiner Post“. Er hatte über 40 Pferde und Schlittenhunde auf den See gebracht und demonstrierte den Gästen zusammen mit zahlreichen Einheimischen Wintersportarten. Nicht wenige waren wohl zum ersten Mal im Schnee. Sie waren begeistert.
«St. Moritz war schöner als ein Traum!»
An drei Abenden wurden die Gäste an rauschenden Festen unterhalten. Ein Drohnenballett im schwarzen Engadiner Nachthimmel und ein riesiges Feuerwerk über dem See erfreuten nicht nur die Gäste des Brautpaares, sondern auch die Einheimischen und die übrigen Gäste des Ortes. Eine besondere Freude bereiteten die Gastgeber den Einheimischen mit der Öffnung des «Winter-Wonderlands» für einen Abend. 250 Gäste – vielen von ihnen Kinder – amüsierten sich auf den Attraktionen und genossen offeriertes Essen, Süssigkeiten und Getränke.
Beim "Eisball" am letzten Abend traten dann Chris Martin, Frontmann der Band "Coldplay", und das Duo "The Chainsmokers" auf. Auch Chris Martin gefiel es in St. Moritz sichtlich: Er liess sich von den Feiern inspirieren und trug dem Brautpaar und seinen Gästen gleich einen eigens für den Abend geschriebenen Song über das grosse Fest in St. Moritz am Piano vor.
Die Mitglieder der Familie sind treue Stammgäste von St. Moritz und wollten ihren Freunden das schönste Hochtal der Alpen in einem dreitägigen Fest näherbringen. Ihre Gäste freuten sich sichtlich: Hunderte von Posts in sozialen Netzwerken transportierten Bilder und Filme von St. Moritz nach Indien und rund um den Globus. «St. Moritz war schöner als ein Traum!», rief der Bräutigam Akash Ambani am letzten Abend der Pre-Wedding Party seinen 850 Gästen zu.
Stichwort: Issue Management
Als "Issues" werden Themen und Ansprüche bezeichnet, die von innen oder aussen auf die Leitung einer Organisation zukommen und die sich zu einem Problem und potentiell zu einer Krise entwickeln können. Im Issue Management geht es darum, solche Themen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren. So können Probleme rasch gelöst und Krisen verhindert werden.